5 Tipps für Ausschreibungen

Tipp 1: Planung

Sorgen Sie für eine gute Planung. Jede Ausschreibung hat ihre eigene Agenda und ist verbindlich. Die Erstellung des Angebots nimmt viel Zeit in Anspruch. Beginnen Sie daher frühzeitig damit und bitten Sie Animo rechtzeitig um Informationen.

Ein guter Start ist die halbe Miete, und das gilt auch für die Ausschreibung. Die Planung im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens muss sorgfältig und diszipliniert erfolgen, damit sie vollständig und fristgerecht durchgeführt werden kann. Im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens ist spät wirklich zu spät, liefern Sie die Unterlagen rechtzeitig, wenn Sie nicht von der Teilnahme ausgeschlossen werden wollen.

Jede Ausschreibung hat ihre eigene Agenda und jede Ausschreibung erfordert ein anderes Angebot. Beginnen Sie rechtzeitig und halten Sie einen großen Spielraum zwischen dem Absenden und dem Abgabetermin ein, denn Sie werden feststellen, dass gerade dann, wenn Sie etwas abschicken, die Technik nicht mitspielt.

Sie können es nicht herausfinden? Haben Sie Fragen zum Verfassen eines Übernahmeangebots? Sie haben inhaltliche Fragen oder Tipps? Animo hilft Ihnen gerne!

Tipp 2: fragen

Zögern Sie nicht! Stellen Sie alle Ihre Fragen, bevor die erste oder zweite Fragerunde beendet ist. UND lesen Sie auch den Hinweis auf die Umfrage sorgfältig, um von den Fragen und Antworten anderer zu lernen.

Die für ein vollständiges und qualitativ hochwertiges Angebot erforderlichen Informationen sollten stets vollständig zur Verfügung gestellt werden. Sollten unvollständige Angaben oder falsche Unterlagen eingereicht werden, könnte dies zum Ausschluss führen, und das wollen Sie nicht.

Eine Ausschreibung besteht aus einem Anforderungsprogramm und Zuschlagskriterien, in denen alle Fragen und Anforderungen des Auftraggebers beschrieben sind. Beantworten Sie alle Fragen und Anforderungen und finden Sie auf diese Weise heraus, was der Kunde wirklich will. Beschreiben Sie den Prozess so umfassend wie möglich, aber halten Sie sich an die vorgeschriebene Anzahl von Wörtern oder Seiten, da alles, was darüber hinausgeht, nicht in die Bewertung einbezogen wird. Zeigen Sie, dass Sie der Fachmann sind, den der Kunde sucht.

Tipp 3: Schritt für Schritt

Beantworten Sie Schritt für Schritt alle Aufgaben in der Ausschreibung. So verlieren Sie nicht den Überblick und erreichen das Ziel schneller, effizienter und mit dem richtigen Ergebnis.

Behalten Sie beim Verfassen des Angebots den Überblick und arbeiten Sie sich so langsam an das Endziel heran. Auf diese Weise erreichen Sie das Ziel schnell und effizient mit dem richtigen Ergebnis. Der Kunde ist die Person, in deren Lage man sich versetzen muss. Versuchen Sie, sich in die Situation des Kunden hineinzuversetzen, um dann die Fragen zu beantworten. Sollte sich während des Schreibprozesses eine Gelegenheit zum Plaudern, für Fragen, Einführungen oder andere Informationsmöglichkeiten ergeben, ergreifen Sie diese mit beiden Händen. Je besser Sie den Kunden und die Situation kennen, desto leichter wird es für Sie sein, zu zeigen, dass Sie der richtige Partner für die Ausschreibung sind.

Schreiben Sie das Angebot so, dass sich der Kunde persönlich angesprochen fühlt und Vertrauen fasst. Indem Sie die Ausschreibung auf eine persönliche Art und Weise beschreiben, beziehen Sie den Kunden in Ihre Geschichte ein und können zeigen, warum Ihr Unternehmen der beste Partner für die Ausschreibung ist. Ein maßgeschneidertes Angebot!

Tipp 4: intelligent

Schreiben Sie keine schwammigen Geschichten, sondern beantworten Sie die Frage SMART. Dies steht für: Spezifisch, messbar, annehmbar/akzeptabel, realistisch, zeitgebunden, sagen Sie, was Sie tun werden und wie Sie es erreichen wollen!

Spezifische

Bei der Ausschreibung ermittelt der Kunde den Bedarf durch Fragen und Anforderungen. Indem Sie auf diese Fragen und Anforderungen so spezifisch wie möglich auf die Fähigkeiten Ihres Unternehmens eingehen, liefern Sie konkrete Antworten. Geben Sie bei der Beantwortung an, welche Arbeiten das Unternehmen ausführt, wer in Ihrem Unternehmen damit beauftragt ist und wann genau diese Arbeiten ausgeführt werden.

Messbar

Um das Angebot messbar zu machen, können Sie Zahlen, Prozentsätze oder andere Angaben verwenden, die für den Kunden verständlich sind. Indem Sie hinzufügen, wie und wann etwas gemessen wird, machen Sie die Zahlen überprüfbar und auditierbar.

Annehmbar

Das Angebot Ihrer Organisation sollte den Bedürfnissen der Kunden entsprechen. Wenn dieser entscheidende Punkt den Kunden überzeugt hat, ist Ihr Angebot akzeptabel. Machen Sie sich das Ziel des Kunden zu eigen und drücken Sie es im gleichen Stil und in der gleichen Sprache aus. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass der Kunde Sie mit Ihren Stärken erkennt.

Realistisch

Ehrlichkeit währt am längsten, also geben Sie ein realistisches und realisierbares Bild. Der Kunde wartet definitiv nicht auf Fehlinformationen über die Erreichung oder Nichterreichung von Zielen. Die Kapazität Ihres Unternehmens ist hier der Maßstab; es muss operativ machbar sein. Sollte eine bestimmte Maßnahme mehr Zeit in Anspruch nehmen oder teurer sein, seien Sie ehrlich zum Kunden und erklären Sie ihm, warum. Das gibt dem Kunden das Vertrauen, mit Ihnen zu denken und zeigt, dass Sie wissen, wovon Sie sprechen.

Zeitbasierte

Der Kunde hat ein Interesse an einer detaillierten Planung. Geben Sie den Beginn und den voraussichtlichen Fertigstellungstermin sowie die Dauer der Arbeiten an. Seien Sie dabei so konkret wie möglich, um Ihre Professionalität und Ihr Fachwissen zu vermitteln, und vermeiden Sie Worte wie „bald“ oder „so bald wie möglich“.

Tipp 5: Erfahrung

Denken Sie mit dem Kunden mit, zeigen Sie, dass Sie die richtige Lösung haben, dass Sie der Erfahrungsexperte sind. Wenn Sie noch mehr Lösungen anbieten, als die Leute verlangen, können Sie oft noch mehr Punkte sammeln. Aber bleiben Sie SMART!

Der Kunde ist König, aber Sie sind der König der Ausschreibung. Zeigen Sie dem Kunden, dass Sie die perfekte Ergänzung für die Ausschreibung sind und mehr bieten können, als der Kunde erwartet. Können Sie alle Fragen des Kunden beantworten, dabei aber zusätzliche Kosten einsparen, dies sozialverträglich umsetzen oder einen großen Effizienzgewinn im Hinblick auf die Ausschreibung erzielen? Dann erzielen Sie genau die zusätzlichen Punkte, die den Kunden dazu bringen, seine Meinung zu ändern.