5 conseils pour les appels d’offres

Conseil n° 1 : planification

Assurer une planification adéquate. Chaque appel d’offres a son propre agenda et il est contraignant. La rédaction de l’offre prend beaucoup de temps, il faut donc s’y prendre à l’avance et demander des informations à Animo en temps utile.

Un bon départ est la moitié de la bataille, et il en va de même pour la procédure d’appel d’offres. La planification dans le cadre d’une procédure d’appel d’offres doit être effectuée avec soin et de manière disciplinée afin qu’elle puisse être réalisée pleinement et dans les délais. Dans le cadre de la procédure d’appel d’offres, il n’est jamais trop tard pour livrer les documents à temps si vous ne voulez pas être exclu de la soumission.

Chaque appel d’offres a son propre agenda et chaque appel d’offres requiert une offre différente. Commencez à temps et gardez une grande marge entre l’envoi et la date limite, car vous vous apercevrez qu’au moment où vous envoyez quelque chose, la technologie ne coopère pas.

Vous n’y arrivez pas ? Vous avez des questions sur la rédaction d’une offre publique d’achat ? Vous avez des questions ou des conseils sur le fond ? Animo est heureux de vous aider !

Conseil n° 2 : demander

N’hésitez pas ! Posez toutes vos questions avant la fin de la première ou de la deuxième série de questions. ET lisez aussi attentivement la note d’enquête pour vous inspirer des questions et des réponses des autres.

Les informations essentielles pour une offre complète et de qualité doivent être fournies dans leur intégralité à tout moment. Si des informations incomplètes ou des documents erronés sont fournis, cela peut entraîner une exclusion, ce que vous ne souhaitez pas.

Un appel d’offres se compose d’un programme d’exigences et de critères d’attribution, qui décrit toutes les questions et exigences du client. Répondez à toutes les questions et exigences et, ce faisant, découvrez ce que le client veut vraiment. Décrivez le processus de la manière la plus complète possible, tout en respectant le nombre de mots ou de pages prescrit, car tout ce qui dépasse ce nombre ne sera pas pris en compte dans l’évaluation. Montrez que vous êtes le professionnel que le client recherche.

Conseil 3 : pas à pas

Répondez, étape par étape, à toutes les questions de l’appel d’offres. Ainsi, vous ne perdrez pas la vue d’ensemble et vous atteindrez l’objectif final plus rapidement, plus efficacement et avec le bon résultat.

Gardez une vue d’ensemble lors de la rédaction de l’offre d’achat et tendez ainsi lentement vers l’objectif final. De cette manière, vous atteignez l’objectif final de manière rapide et efficace avec le bon résultat. Le client est la personne pour laquelle vous devez vous mettre à la place. Essayez de vous mettre dans la situation du client pour répondre aux questions. Si vous avez l’occasion de faire des rencontres, de poser des questions, de vous présenter ou de fournir d’autres informations au cours du processus de rédaction, saisissez-la à bras-le-corps. Plus vous connaîtrez le client et la situation, plus il vous sera facile d’indiquer que vous êtes le partenaire idéal pour l’appel d’offres.

Rédigez l’offre d’achat de manière à ce que le client se sente personnellement interpellé et en confiance. En décrivant l’appel d’offres de manière personnelle, vous inclurez le client dans votre récit et pourrez montrer pourquoi votre organisation est la mieux placée pour répondre à l’appel d’offres. Une offre sur mesure !

Conseil n° 4 : intelligent

N’écrivez pas d’histoires vagues, mais répondez à la question de manière intelligente (SMART). Cela signifie : Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste, Limité dans le Temps : Spécifiques, Mesurables, Acceptables/Acceptables, Réalistes, Limités dans le Temps, précisez ce que vous ferez et comment vous l’obtiendrez !

Spécifique

Lors de l’appel d’offres, le client identifie le besoin par le biais de questions et d’exigences. En répondant à ces questions et à ces exigences aussi précisément que possible en fonction des capacités de votre entreprise, vous apportez des réponses spécifiques. Dans vos réponses, indiquez les travaux effectués par l’entreprise, les personnes qui en sont chargées au sein de votre entreprise et précisez quand ils seront effectués.

Mesurable

Pour rendre l’offre mesurable, vous pouvez utiliser des chiffres, des pourcentages ou d’autres données chiffrées afin d’être clair pour le client. En ajoutant comment et quand un élément sera mesuré, vous rendez les chiffres vérifiables et contrôlables.

Acceptable

L’offre de votre organisation doit correspondre aux besoins du client. Lorsque ce point crucial a convaincu le client, votre offre est acceptable. Pour ce faire, il faut adopter l’objectif du client et l’exprimer dans le même style et avec le même langage. De cette manière, vous vous assurez que le client reconnaîtra vos points forts.

Réaliste

L’honnêteté est ce qui dure le plus longtemps, alors donnez une image réaliste et réalisable. Le client n’attend absolument pas des informations erronées sur la réalisation ou l’impossibilité d’atteindre ses objectifs. C’est la capacité de votre entreprise qui est déterminante à cet égard ; le projet doit être réalisable sur le plan opérationnel. Si une action prend plus de temps ou est plus coûteuse, soyez honnête avec le client et expliquez-lui pourquoi. Cela permet au client d’avoir confiance en vous et montre que vous savez de quoi vous parlez.

Basé sur le temps

Le client s’intéresse à la planification détaillée. Indiquez la date de début et la date d’achèvement prévue, ainsi que la durée des travaux. Soyez aussi précis que possible afin de montrer votre professionnalisme et votre expertise, et évitez les mots tels que « bientôt » ou « dès que possible ».

Conseil n° 5 : l’expérience

Pensez avec le client, montrez que vous avez la bonne solution, que vous êtes l’expert de l’expérience. Par défaut, si vous proposez encore plus de solutions que ce que les gens demandent, vous marquez souvent encore plus de points. Mais restez SMART !

Le client est roi, mais vous êtes le roi de l’appel d’offres. Montrez au client que vous correspondez parfaitement à l’appel d’offres et que vous pouvez lui offrir plus que ce qu’il attend de vous. Pouvez-vous répondre à toutes les questions du client, tout en économisant des coûts supplémentaires, en adoptant une attitude socialement responsable ou en réalisant un gain d’efficacité important dans le cadre de l’appel d’offres ? Vous marquez alors les points supplémentaires qui feront changer d’avis le client.