5 tips voor aanbestedingen

Tip 1: Planning

Zorg voor een juiste planning. Elke aanbesteding kent zijn eigen agenda en deze is bindend. Het schrijven van de aanbieding vergt veel tijd, begin daarom vroeg en vraag Animo tijdig om informatie.

Een goed begin is het halve werk, dat geldt ook voor het aanbestedingstraject. De planning binnen een aanbestedingstraject moet zorgvuldig en gedisciplineerd gebeuren zodat deze volledig en op tijd gerealiseerd kan worden. Te laat is binnen het aanbestedingstraject ook écht te laat, lever op tijd de documenten aan wil je niet uitgesloten van inzending worden.

Elke aanbesteding heeft zijn eigen agenda en elke aanbesteding vraagt om een andere aanbieding. Begin op tijd en houd een ruime marge aan tussen het opsturen en de deadline, want je zult zien dat net wanneer jij iets opstuurt, de techniek niet mee werkt.

Kom je er niet uit? Heb je vragen over hoe je een aanbieding voor een aanbesteding moet schrijven? Heb je inhoudelijke vragen of tips nodig? Animo helpt u graag!

Tip 2: vraag

Schroom niet! Stel al je vragen voordat de eerste of tweede vragenronde sluit. EN lees ook de Nota van Inlichtingen goed door om te leren van andermans vragen en antwoorden.

De informatie die essentieel is voor een compleet en kwalitatief goede inschrijving dient ten alle tijden volledig aangeleverd te worden. Mocht er incomplete informatie of verkeerde documentatie aangeleverd worden, kan dit tot uitsluiting leiden, en dat wil je niet.

Een aanbesteding bestaat uit een programma van eisen en gunningscriteria, hier staan alle vragen en eisen van de opdrachtgever beschreven. Beantwoord alle vragen en eisen en ontdek hierdoor wat de opdrachtgever nou écht wil. Beschrijf het proces zo uitgebreid mogelijk, maar blijf binnen het voorgeschreven aantal woorden of pagina’s, want alles wat daarbuiten valt, wordt niet meegenomen in de beoordeling. Laat zien dat jij dé professional bent die de opdrachtgever zoekt.

Tip 3: stap voor stap

Beantwoord stap voor stap alle opdrachten van de aanbesteding. Hierdoor verlies je het overzicht niet en behaal je het einddoel sneller, efficiënter en met het juiste resultaat.

Houdt overzicht in het schrijven van de aanbieding voor de aanbesteding en werk op deze manier langzaam naar het einddoel toe. Op deze manier behaal jij het einddoel op een snelle en efficiënte manier met het juiste resultaat. De opdrachtgever is de persoon waar jij jezelf in moet verplaatsen. Probeer je in de situatie van de opdrachtgever te verplaatsen om vervolgens de vragen te beantwoorden. Mocht er tijdens het schrijfproces een schouw, mogelijkheid tot vragen, kennismaking of andere manier van informatieverstrekking plaatsvinden, grijp deze dan met beide handen aan. Des te beter jij de opdrachtgever én de situatie leert kennen, des te makkelijker jij kunt aangeven dat jij de geschikte partner voor de aanbesteding bent.

Schrijf de aanbieding voor de aanbesteding op zo’n manier dat de opdrachtgever zich persoonlijk voelt aangesproken en er een vertrouwd gevoel aan overhoudt. Door de aanbesteding op een persoonlijke manier te beschrijven, neem je de opdrachtgever mee in jouw verhaal en kun je laten zien waarom jouw organisatie de beste partij voor de aanbesteding is. Een aanbieding op maat!

Tip 4: smart

Schrijf geen wollige verhalen, maar beantwoord de vraag SMART. Dit staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel/Aanvaardbaar, Realistisch, Tijdgebonden, zeg wat je gaat doen en hoe je dat borgt!

Specifiek

De opdrachtgever geeft bij de aanbesteding aan waar de behoefte ligt door middel van vragen en eisen. Door deze vragen en eisen zo concreet mogelijk te beantwoorden naar de mogelijkheden van jouw bedrijf lever je specifieke antwoorden af. Geef bij het beantwoorden aan welke werkzaamheden het bedrijf uitvoert, wie binnen jouw bedrijf daarvoor aangewezen is en geef concreet aan wanneer het uitgevoerd gaat worden.

Meetbaar

Om de aanbieding meetbaar te maken kun je gebruik maken van aantallen, percentages of andere cijfers om duidelijk te zijn tegenover de opdrachtgever. Door daarbij aan toe te voegen hoe en wanneer iets gemeten gaat worden maak je de cijfers verifieerbaar en controleerbaar.

Acceptabel

De aanbieding van jouw organisatie moet aansluiten bij de wensen van de klant. Wanneer dit cruciale punt de klant heeft overtuigd is jouw aanbieding acceptabel. Doe dit door de doelstelling van de klant over te nemen en deze in dezelfde stijl met hetzelfde taalgebruik te verwoorden. Zo zorg je met jouw sterkste punten voor herkenning bij de klant.

Realistisch

Eerlijkheid duurt het langst, geef daarom een realistisch en haalbaar beeld. De klant zit absoluut niet te wachten op verkeerde informatie over het behalen of juist niet kunnen behalen van doelen. De capaciteit van jouw onderneming is hier de leidraad in, het moet operationeel uitvoerbaar zijn. Mocht een bepaalde handeling meer tijd kosten of duurder uitvallen, wees eerlijk richting de klant en leg uit waarom dit zo is. Dit geeft de klant vertrouwen in het meedenken en toont aan dat je weet waar je het over hebt.

Tijdsgebonden

De opdrachtgever heeft belang bij een gedetailleerde planning. Geef aan wanneer de start en de verwachte einddatum is en wat de duur van de werkzaamheden zullen zijn. Wees hierin zo specifiek mogelijk om jullie professionaliteit en kennis van zaken uit te stralen en voorkom woorden als ‘binnenkort’ of ‘zo spoedig mogelijk’.

Tip 5: ervaring

Denk mee met de klant, laat zien dat jullie de juiste oplossing hebben, jullie zijn de ervaringsdeskundige. Bied je standaard nog meer oplossingen dan men vraagt, dan scoor je vaak nog meer punten. Maar blijf SMART!

De klant is koning, maar jij bent de koning van de aanbesteding. Laat de opdrachtgever zien dat jij de perfecte match bent met de aanbesteding én meer kunt bieden dan waar de opdrachtgever op rekent. Kun jij alle vragen van de opdrachtgever beantwoorden, maar daardoor extra kosten besparen, dit op een maatschappelijk verantwoorde manier realiseren of een grote efficiëntieslag slaan met betrekking tot de aanbesteding? Dan scoor jij nét die extra punten die de opdrachtgever overstag laat gaan.