5 tips til tilbudsgivere

Tip 1: Planlægning

Sørg for ordentlig planlægning. Hvert udbud har sin egen dagsorden, og den er bindende. Det tager lang tid at skrive tilbuddet, så start tidligt, og bed Animo om oplysninger i god tid.

En god start er det halve arbejde, og det gælder også for udbudsprocessen. Planlægningen i en udbudsproces skal udføres omhyggeligt og disciplineret, så den kan realiseres fuldt ud og til tiden. For sent er virkelig for sent i udbudsprocessen, aflever dokumenterne til tiden, hvis du ikke vil udelukkes fra udbuddet.

Hvert udbud har sin egen dagsorden, og hvert udbud kræver et andet tilbud. Start til tiden, og hold en bred margin mellem afsendelse og deadline, for du vil opdage, at lige når du sender noget, samarbejder teknologien ikke.

Kan du ikke finde ud af det? Har du spørgsmål om, hvordan man skriver et købstilbud? Har du brug for spørgsmål eller tips? Animo hjælper dig gerne!

Tip 2: Spørg

Tøv ikke! Stil alle dine spørgsmål, inden den første eller anden spørgerunde slutter. OG læs også Note of Inquiry omhyggeligt for at lære af andres spørgsmål og svar.

De oplysninger, der er afgørende for et komplet bud af høj kvalitet, skal altid gives i deres helhed. Hvis der gives ufuldstændige oplysninger eller forkert dokumentation, kan det føre til udelukkelse, og det ønsker du ikke.

Et udbud består af et kravprogram og tildelingskriterier, der beskriver alle ordregiverens spørgsmål og krav. Besvar alle spørgsmål og krav, og find på den måde ud af, hvad kunden virkelig ønsker. Beskriv processen så udførligt som muligt, men hold dig inden for det foreskrevne antal ord eller sider, da alt derudover ikke vil blive medtaget i vurderingen. Vis, at du er den professionelle, som kunden leder efter.

Tip 3: trin for trin

Trin for trin skal du besvare alle opgaver i udbuddet. Det betyder, at du ikke mister overblikket, og at du når det endelige mål hurtigere, mere effektivt og med det rigtige resultat.

Bevar overblikket, når du skriver udbuddet, og arbejd dig på den måde langsomt frem mod det endelige mål. På den måde opnår du det endelige mål på en hurtig og effektiv måde med det rigtige resultat. Kunden er den person, du skal sætte dig ind i. Prøv at sætte dig ind i kundens situation for derefter at besvare spørgsmålene. Hvis der er mulighed for at snakke, stille spørgsmål, introducere eller på anden måde give information under skriveprocessen, så grib den med begge hænder. Jo bedre du lærer kunden og situationen at kende, jo lettere vil det være for dig at vise, at du er den rigtige partner til udbuddet.

Skriv tilbuddet på en sådan måde, at kunden føler sig personligt tiltalt og betroet. Ved at beskrive udbuddet på en personlig måde inddrager du kunden i din historie og kan vise, hvorfor din organisation er den bedste part til udbuddet. Et skræddersyet tilbud!

Tip 4: smart

Skriv ikke uldne historier, men svar SMART på spørgsmålet. Det står for: Specific, Measurable, Acceptable/Acceptable, Realistic, Time-bound – sig, hvad du vil gøre, og hvordan du vil sikre det!

Specifik

Ved udbud identificerer kunden behovet gennem spørgsmål og krav. Ved at besvare disse spørgsmål og krav så konkret som muligt i forhold til din virksomheds muligheder, vil du kunne levere specifikke svar. Når du svarer, skal du angive, hvilket arbejde virksomheden udfører, hvem i din virksomhed der er udpeget til at udføre det, og angive specifikt, hvornår det vil blive udført.

Målbar

For at gøre tilbuddet målbart kan du bruge tal, procenter eller andre figurer, så det bliver tydeligt for kunden. Ved at tilføje, hvordan og hvornår noget vil blive målt, gør du tallene verificerbare og reviderbare.

Acceptabel

Din organisations tilbud skal matche kundens behov. Når dette afgørende punkt har overbevist kunden, er dit tilbud acceptabelt. Det gør man ved at overtage kundens mål og udtrykke det i samme stil og med samme sprog. På den måde sikrer du genkendelse hos kunden med dine stærkeste sider.

Realistisk

Ærlighed varer længst, så giv et realistisk og opnåeligt billede. Kunden venter bestemt ikke på misinformation om opnåelse eller manglende evne til at opnå mål. Her er det din virksomheds kapacitet, der er styrende; det skal være operationelt muligt. Hvis en bestemt handling tager længere tid eller er dyrere, skal du være ærlig over for kunden og forklare hvorfor. Det giver kunden tillid til dig og viser, at du ved, hvad du taler om.

Tidsbaseret

Kunden har en interesse i detaljeret planlægning. Angiv, hvornår arbejdet starter, hvornår det forventes afsluttet, og hvor længe det vil vare. Vær så specifik som muligt for at formidle din professionalisme og ekspertise, og undgå ord som “snart” eller “så hurtigt som muligt”.

Tip 5: erfaring

Tænk sammen med kunden, vis, at du har den rigtige løsning, du er oplevelseseksperten. Hvis du tilbyder endnu flere løsninger, end folk efterspørger, scorer du som standard ofte endnu flere point. Men bliv SMART!

Kunden er konge, men du er kongen af udbuddet. Vis kunden, at du er det perfekte match til udbuddet og kan tilbyde mere, end kunden regner med. Kan du svare på alle kundens spørgsmål, men samtidig spare ekstra omkostninger, gøre det på en socialt ansvarlig måde eller opnå en stor effektivitetsgevinst i forhold til udbuddet? Så scorer du lige de ekstra point, der får kunden til at ombestemme sig.